ثبت شرکت در ایران — سهامی خاص یا مسئولیت محدود؟

«خب، سهامی خاص ثبت کنیم یا مسئولیت محدود؟» این سؤال معمولاً پشت میز یک مؤسسه‌ی ثبت شرکت پرسیده می‌شود، و جوابش در پنج دقیقه و با یک معیار داده می‌شود: کدام ارزان‌تر و سریع‌تر است.

اما قالب شرکت تصمیم پنج‌دقیقه‌ای نیست. همین انتخاب تعیین می‌کند شریک تازه چطور وارد شود و شریک ناراضی چطور بیرون برود، برای اداره‌ی شرکت چند نفر لازم داری، هر سال چه صورت‌جلسه‌هایی باید به‌روز باشد، و روزی که سرمایه‌گذاری پیدا شد، اصلاً راهی برای ورودش هست یا نه.

این راهنما دو قالب رایج را ماده‌به‌ماده کنار هم می‌گذارد. دو نکته از اول:

• این مقاله اطلاعات عمومی است، نه مشاوره‌ی حقوقی. برای تنظیم اساسنامه، صورت‌جلسه یا هر سند ثبتی، با وکیل یا کارشناس ثبت شرکت‌ها کار کن.
• ماده‌های قانون تجارت که این‌جا آمده ده‌ها سال است ثابت مانده‌اند، اما رویه‌ی ثبت و تعرفه‌ها مرتب عوض می‌شود. مرجع نهایی برای مراحل و هزینه‌ها، خودِ سامانه‌ی ثبت شرکت‌هاست.

اول: اصلاً لازم است شرکت ثبت کنی؟

قبل از انتخاب بین دو قالب، باید به یک سؤال دیگر جواب بدهی. خیلی از کسب‌وکارهای کوچک سال‌ها به‌صورت شخص حقیقی کار می‌کنند — با پروانه‌ی کسب یا مجوز صنفی و یک پرونده‌ی مالیاتی مشاغل — و همین برایشان کافی است.

ثبت شرکت وقتی معنی دارد که دست‌کم یکی از این‌ها برقرار باشد:

• شریک داری و می‌خواهی سهم هر کس و قاعده‌ی ورود و خروج روشن باشد.
• مشتری‌هایت سازمان و شرکت‌اند و برای قرارداد، مناقصه یا ثبت در فهرست تأمین‌کنندگان، شخص حقوقی می‌خواهند.
• می‌خواهی سرمایه‌گذار بیاوری یا وارد مسیر دانش‌بنیان شوی.
• می‌خواهی دارایی کسب‌وکار از دارایی شخصی‌ات جدا باشد.

در مقابل، شرکت از روز ثبت تکلیف می‌آورد، حتی اگر یک ریال هم نفروخته باشد: اظهارنامه‌ی سالانه، دفاتر، و صورت‌جلسه‌هایی که باید به‌روز بمانند. از نظر مالیات هم یک تفاوت هست: شخص حقیقی در ۱۴۰۵ تا ۲۸۰ میلیون تومان درآمد سالانه معاف است، اما شرکت چنین معافیت پایه‌ای ندارد و طبق ماده‌ی ۱۰۵ قانون مالیات‌های مستقیم، ۲۵ درصدِ سود مشمول مالیاتش را می‌پردازد. جزئیات این تکالیف در تقویم مالیاتی کسب‌وکار کوچک آمده است.

قاعده‌ی عملی: شرکت را وقتی ثبت کن که به آن نیاز داری، نه برای اینکه «شرکت داشتن» جدی‌تر به نظر می‌رسد. شرکتی که ثبت شده و بی‌فعالیت مانده هم‌چنان تکلیف دارد، و بستنش — انحلال و تصفیه — خودش فرایندی زمان‌بر است.

دو قالب در یک نگاه

شماره‌ی ماده‌ها در ستون مسئولیت محدود از قانون تجارت مصوب ۱۳۱۱ است، و در ستون سهامی خاص از لایحه‌ی اصلاحی سال ۱۳۴۷.

سهامی خاص چه چیزهایی با خودش می‌آورد؟

سهامی خاص برای وضعیتی طراحی شده که مالکان چند نفرند و مدیران باید به آن‌ها جواب بدهند. به همین دلیل ارکان بیشتری دارد:

• سه سهام‌دار. طبق ماده‌ی ۳، تعداد شرکا نباید از سه نفر کمتر باشد.
• هیئت‌مدیره. مدیران از میان سهام‌داران انتخاب می‌شوند (ماده‌ی ۱۰۷) و مدتشان از دو سال بیشتر نمی‌شود؛ انتخاب دوباره مانعی ندارد (ماده‌ی ۱۰۹).
• مدیرعامل. هیئت‌مدیره باید دست‌کم یک شخص حقیقی را مدیرعامل کند (ماده‌ی ۱۲۴). مدیرعامل هم‌زمان رئیس هیئت‌مدیره نمی‌شود، مگر با تصویب سه‌چهارم آرای حاضر در مجمع.
• بازرس. مجمع هر سال بازرس اصلی و علی‌البدل انتخاب می‌کند (مواد ۱۴۴ و ۱۴۶). مدیران، مدیرعامل و بستگان نزدیکشان بازرس نمی‌شوند (ماده‌ی ۱۴۷).
• مجمع عمومی سالانه برای رسیدگی به ترازنامه و حساب سود و زیان (ماده‌ی ۸۹).
• اندوخته‌ی قانونی. هر سال یک‌بیستم سود خالص کنار گذاشته می‌شود تا اندوخته به یک‌دهم سرمایه برسد (ماده‌ی ۱۴۰).

این فهرست دو نتیجه‌ی عملی دارد. اول اینکه سهامی خاص معمولاً پای پنج نفر را وسط می‌کشد: سه سهام‌دار و دو بازرس که از بستگان نزدیک مدیران نباشند.

دوم اینکه سهامی خاص تاریخ انقضا دارد. مدت مدیران حداکثر دو سال و مدت بازرس یک سال است، و تصمیم‌های مجمع درباره‌ی انتخاب مدیران و بازرسان، تصویب ترازنامه و هر تغییر در سرمایه یا اساسنامه باید برای ثبت به مرجع ثبت شرکت‌ها فرستاده شود (ماده‌ی ۱۰۶). شرکتی که این صورت‌جلسه‌ها را به‌روز نکرده، روزی که وام یا سرمایه‌گذار یا مناقصه در میان است، با مدیرانی روبه‌رو می‌شود که مدتشان روی کاغذ تمام شده است. نداشتن صورت‌جلسه‌های به‌روز، رایج‌ترین ایرادی است که در بررسی سرمایه‌گذار یا تسهیلات بیرون می‌زند.

امتیاز اصلی در برابر این همه تشریفات، سادگی انتقال سهام است. انتقال سهم بانام با ثبت در دفتر سهام شرکت انجام می‌شود (ماده‌ی ۴۰)؛ نه سند رسمی می‌خواهد و نه رضایت اکثریت شرکا. اگر بخواهی ورود غریبه‌ها را کنترل کنی، می‌شود در اساسنامه انتقال را به موافقت هیئت‌مدیره یا مجمع مشروط کرد، چون قانون این شرط را فقط برای سهامی عام ممنوع کرده است (ماده‌ی ۴۱).

مسئولیت محدود: ساده‌تر، اما با یک قفل

مسئولیت محدود برای چند شریکِ ثابت ساخته شده که خودشان کار را اداره می‌کنند، و سبک‌تر است:

• دو شریک کافی است (ماده‌ی ۹۴).
• مدیر می‌تواند یک نفر باشد، از شرکا یا از بیرون، و برای مدت نامحدود (ماده‌ی ۱۰۴). یعنی لازم نیست هر دو سال صورت‌جلسه‌ی انتخاب مدیر بنویسی.
• بازرس و مجمع سالانه‌ی الزامی ندارد، مگر شرکا از دوازده نفر بیشتر شوند که آن‌وقت هیئت نظار لازم است (ماده‌ی ۱۰۹).
• تصمیم‌ها با اکثریتِ دست‌کم نصف سرمایه گرفته می‌شود (ماده‌ی ۱۰۶)، و تغییر اساسنامه اکثریت عددی شرکایی را می‌خواهد که سه‌چهارم سرمایه را دارند (ماده‌ی ۱۱۱). اساسنامه می‌تواند ترتیب دیگری بگذارد.

و قفل: سهم‌الشرکه را نمی‌شود به دیگری منتقل کرد، مگر با رضایت شرکایی که دست‌کم سه‌چهارم سرمایه و اکثریت عددی را دارند (ماده‌ی ۱۰۲)، و آن هم فقط با سند رسمی (ماده‌ی ۱۰۳).

معنی این قفل را با یک مثال ببین. سه شریک با سهم ۴۰، ۳۰ و ۳۰ درصد شرکتی دارند. هر کدام بخواهد سهمش را به یک غریبه بفروشد، به رضایت ۷۵ درصد سرمایه نیاز دارد؛ و چون هیچ دو نفری با هم به ۷۵ درصد نمی‌رسند، هر سه باید موافق باشند. به بیان کلی: شریکی که بیش از یک‌چهارم سرمایه را دارد، به‌تنهایی می‌تواند جلوی هر انتقالی را بگیرد.

این قفل برای کسب‌وکار خانوادگی یک مزیت است: هیچ‌کس نمی‌تواند غریبه‌ای را بی‌اجازه‌ی بقیه شریک کند. برای کسب‌وکاری که می‌خواهد سرمایه‌گذار بیاورد، مانع است: هر ورود و خروج، رضایت اکثریت و دفترخانه می‌خواهد.

دو نکته هم درباره‌ی نام شرکت: عبارت «با مسئولیت محدود» باید در اسم بیاید، و اسم شرکت نباید نام هیچ‌یک از شرکا را داشته باشد. اگر اولی رعایت نشود، شرکت در برابر اشخاص ثالث تضامنی حساب می‌شود؛ و اگر دومی رعایت نشود، شریکی که نامش در اسم شرکت آمده حکم شریک ضامن را پیدا می‌کند (ماده‌ی ۹۵). در هر دو حالت، مسئولیت دیگر محدود نیست.

«مسئولیت محدود» کجا محدود نیست؟

در هر دو قالب، مسئولیت مالک به سرمایه‌اش محدود است: در سهامی خاص به مبلغ اسمی سهام (ماده‌ی ۱)، و در مسئولیت محدود به میزان سرمایه‌ی هر شریک در شرکت (ماده‌ی ۹۴). یعنی اگر شرکت بدهکار شد، طلبکار اصولاً سراغ خانه و ماشین شخصی مالکان نمی‌رود.

اما این سپر چند سوراخ مهم دارد، و همه‌شان به مدیر برمی‌گردند، نه به مالک:

• مالیات. طبق ماده‌ی ۱۹۸ قانون مالیات‌های مستقیم، مدیران شخص حقوقی نسبت به مالیات بر درآمد شرکت، و مالیات‌هایی که شرکت مکلف به کسر و پرداختشان بوده — مثل مالیات حقوق — و به دوران مدیریتشان مربوط است، با شرکت مسئولیت تضامنی دارند.
• چک. طبق ماده‌ی ۱۹ قانون صدور چک، وقتی چک به نمایندگی از طرف شرکت صادر می‌شود، صاحب حساب و امضاکننده هر دو مسئول پرداخت‌اند. چک شرکت، برای کسی که امضایش کرده، چک شخصی هم هست.
• تخلف مدیران. در شرکت سهامی، مدیران و مدیرعامل در برابر شرکت و اشخاص ثالث مسئول تخلف از قانون و اساسنامه‌اند (ماده‌ی ۱۴۲). اگر شرکت ورشکست شود و دارایی‌اش کفاف بدهی‌ها را ندهد، دادگاه می‌تواند مدیری را که تخلفش در این وضع اثر داشته به پرداخت باقی‌مانده‌ی بدهی محکوم کند (ماده‌ی ۱۴۳).
• ضمانت شخصی. بانک‌ها و بسیاری از تأمین‌کنندگان برای وام و اعتبار، از مدیران ضمانت شخصی می‌گیرند. چیزی که با امضای خودت ضمانت کرده‌ای، زیر سپر شرکت نیست.

خلاصه: شرکت از مالکی که فقط سرمایه گذاشته خوب محافظت می‌کند، و از مدیری که امضا می‌کند خیلی کمتر. اگر قرار است مدیرعامل باشی، مسئولیتت را با اندازه‌ی سهمت اشتباه نگیر.

سرمایه را چقدر ثبت کنم؟

قانون تقریباً دستت را باز گذاشته است. حداقل سرمایه‌ی سهامی خاص یک میلیون ریال است (ماده‌ی ۵) — رقمی که از سال ۱۳۴۷ مانده و امروز عملاً هیچ است — و برای مسئولیت محدود اصلاً حداقلی در قانون تجارت نیامده. پس عدد را خودت انتخاب می‌کنی، و هر دو سرِ طیف هزینه دارد.

آن‌چه باید واقعاً پرداخت شود. در سهامی خاص دست‌کم ۳۵ درصد سرمایه باید نقد پرداخت و با گواهی بانک ثابت شود، و بقیه در تعهد سهام‌داران می‌ماند (ماده‌ی ۲۰). در مسئولیت محدود، شرکت وقتی تشکیل می‌شود که تمام سرمایه‌ی نقدی پرداخت شده باشد (ماده‌ی ۹۶). به گفته‌ی مدیرکل ثبت شرکت‌ها، از شهریور ۱۴۰۴ گواهی بانکی تأسیس برای هر دو قالب الکترونیکی صادر می‌شود؛ یعنی عددی که می‌نویسی باید واقعاً در حساب باشد.

حق تمبر را ماده‌ی ۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم (اصلاحی ۱۳۹۴) تعیین کرده است: نیم در هزارِ سرمایه، که باید ظرف دو ماه از ثبت شرکت پرداخت شود.

سرمایه‌ی خیلی کم دو مشکل دارد. اول اعتبار: سرمایه در آگهی تأسیس می‌آید و بانک، کارفرما و کمیته‌ی مناقصه آن را می‌بینند. دوم ماده‌ی ۱۴۱: اگر بر اثر زیان، دست‌کم نصف سرمایه‌ی شرکت سهامی از بین برود، هیئت‌مدیره باید بلافاصله مجمع فوق‌العاده را دعوت کند تا درباره‌ی انحلال یا بقای شرکت رأی بدهد؛ و اگر مجمع رأی به انحلال نداد، باید سرمایه را به مبلغ موجود کاهش دهد. شرکتی با سرمایه‌ی ده میلیون تومان، با پنج میلیون تومان زیان به این نقطه می‌رسد — یعنی با زیانِ یکی دو ماهِ اولِ هر کسب‌وکار نوپایی.

سرمایه‌ی خیلی زیاد پول را قفل می‌کند، به‌خصوص در مسئولیت محدود که همه‌اش باید پرداخت شود. در سهامی خاص هم تعهد می‌سازد: آن ۶۵ درصدِ پرداخت‌نشده بدهی سهام‌داران به شرکت است و باید در مهلتی که اساسنامه تعیین می‌کند مطالبه شود (ماده‌ی ۳۳).

قاعده‌ی عملی: سرمایه‌ای ثبت کن که با اندازه‌ی واقعی کارت بخواند و واقعاً از پس پرداختش بربیایی — نه کمترین عدد ممکن، نه عددی برای ویترین.

مراحل ثبت، به‌ترتیب

ثبت شرکت امروز از طریق سامانه‌ی جامع ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود، و از شهریور ۱۴۰۲ امضای الکترونیک در خدمات ثبت شرکت‌ها الزامی است. ترتیب کلی کار این است:

• ۱. تصمیم‌ها را قبل از ورود به سامانه بگیر: قالب، شرکا و درصد هر کدام، مدیران و صاحبان امضا، سرمایه، نشانی و کد پستی، و موضوع فعالیت. اگر موضوع فعالیتت مجوز می‌خواهد، آن را از قبل پیگیری کن.
• ۲. چند نام به ترتیب اولویت آماده کن. نام باید فارسی باشد و قبلاً ثبت نشده باشد؛ نام اول همیشه تأیید نمی‌شود. ثبت نام شرکت هم برند را ثبت نمی‌کند؛ آن کار جداست و در راهنمای ثبت برند و علامت تجاری آمده است.
• ۳. اطلاعات را در سامانه وارد کن و مدارک تأسیس را تنظیم کن. برای سهامی خاص: اظهارنامه، اساسنامه و صورت‌جلسه‌ی انتخاب اولین مدیران و بازرسان (ماده‌ی ۲۰). برای مسئولیت محدود: شرکت‌نامه و اساسنامه.
• ۴. سرمایه را به حساب بگذار و گواهی بانکی‌اش را بگیر.
• ۵. همه‌ی امضاکنندگان، مدارک را الکترونیکی امضا می‌کنند.
• ۶. کارشناس ثبت پرونده را بررسی می‌کند. اگر ایرادی اعلام شد، در مهلت تعیین‌شده رفعش کن.
• ۷. هزینه‌ها را بپرداز. بعد از آن شماره‌ی ثبت و شناسه‌ی ملی صادر و آگهی تأسیس در روزنامه‌ی رسمی منتشر می‌شود.

هزینه‌های ثبت و آگهی تعرفه‌ی سالانه دارند و بخشی‌شان به مبلغ سرمایه بستگی دارد. رقم روز را از خود سامانه بگیر، نه از این مقاله و نه از تبلیغ مؤسسه‌ها.

بعد از ثبت: کارهایی که از روز اول شروع می‌شود

شماره‌ی ثبت آخرِ کار نیست، اولِ آن است:

• حق تمبر سرمایه را ظرف دو ماه بپرداز.
• پرونده‌ی مالیاتی تشکیل بده و وضعیتت را در سامانه‌ی مؤدیان روشن کن.
• حساب بانکی به نام شرکت باز کن و از همان روز اول پول شرکت و پول شخصی را قاطی نکن.
• اگر کارمند می‌گیری، تکالیف ماهانه‌ی بیمه و مالیات حقوق شروع می‌شود؛ حسابش در هزینه‌ی واقعی اولین کارمند آمده است.
• تاریخ‌های انقضا را یادداشت کن: پایان مدت هیئت‌مدیره، انتخاب سالانه‌ی بازرس، و مجمع عمومی سالانه. قانون برای مدیرانی که تا شش ماه پس از پایان سال مالی مجمع را دعوت نکنند مجازات گذاشته است (ماده‌ی ۲۵۴)؛ و چون اظهارنامه‌ی مالیاتی چهار ماه پس از پایان سال مالی سررسید می‌شود، در عمل بهتر است مجمع را قبل از آن برگزار کنی.
• نشانی قانونی را به‌روز نگه دار. نامه‌ها و ابلاغ‌های رسمی به همان نشانی ثبت‌شده می‌رود.

کدام را انتخاب کنم؟

• دو نفرید و نفر سومی در کار نیست: فقط مسئولیت محدود ممکن است، چون سهامی خاص سه سهام‌دار می‌خواهد. اضافه کردن یک نام برای رسیدن به سه نفر رایج است، اما آن آدم واقعاً سهام‌دار می‌شود، با حق رأی و حق سود.
• کسب‌وکار خانوادگی یا خدماتی با شرکای ثابت، بدون برنامه‌ی جذب سرمایه: مسئولیت محدود معمولاً کافی است، و قفل انتقال سهم‌الشرکه این‌جا به نفع توست.
• ممکن است روزی سهم واگذار کنی — به سرمایه‌گذار، به کارمند کلیدی، یا از راه تأمین مالی جمعی: از اول سهامی خاص را در نظر بگیر. این قالب معمولاً برای جذب سرمایه لازم است، و تغییر قالب بعداً هزینه و زمان دارد.
• سهامی خاص می‌خواهی اما نگران ورود غریبه‌ای: محدودیت انتقال سهام را در اساسنامه بیاور، و جزئیاتش را در قرارداد میان سهام‌داران بنویس.

قالب هر چه باشد، اساسنامه جای قرارداد شراکت را نمی‌گیرد. تقسیم سهام، تعلق تدریجی، نقش‌ها، فرمول خروج و حل اختلاف را باید جدا نوشت؛ بندهایش در راهنمای قرارداد شراکت آمده است. و اگر دلیل انتخاب سهامی خاص جذب سرمایه است، مسیرهایش را در راهنمای تأمین مالی در ایران ببین.

اشتباه‌های رایج

• انتخاب قالب با معیار «کدام ارزان‌تر است»، به‌جای این سؤال که شریک چطور وارد و خارج می‌شود.
• ثبت شرکت قبل از نیاز و ماندن با تکالیف شرکتی که درآمدی ندارد.
• امضای اساسنامه‌ی آماده بدون خواندنش. حق امضا، حد نصاب تصمیم‌ها و شرط انتقال سهم در همان چند صفحه تعیین می‌شود.
• سرمایه‌ی ویترینی یا سرمایه‌ی نزدیک به صفر.
• فراموش کردن صورت‌جلسه‌ها تا روزی که بانک یا سرمایه‌گذار آن‌ها را بخواهد.
• یکی دانستن سهم و مسئولیت: این تصور که چون مسئولیت شرکت محدود است، چک و بدهی مالیاتی هم دامن مدیر را نمی‌گیرد.

در ریبین چطور اجرایش کنیم؟

۱. قبل از ثبت، آزمون دوراهی‌های بنیان‌گذاری را بده و نتیجه‌اش را با شرکایت مرور کن. این آزمون همان توافق‌هایی را جلو می‌کشد که قالب شرکت رویشان اثر دارد: رابطه، نقش و پاداش.

۲. وضعیتت را برای ریبین توضیح بده — چند شریک، چه برنامه‌ای برای سرمایه، چه مشتری‌هایی — و بخواه دو قالب را برای وضعیت خودت کنار هم بگذارد. اگر جذب سرمایه در برنامه است، لاوان و آزمون سطح آمادگی جذب سرمایه نشان می‌دهند چقدر به آن نزدیکی.

۳. اساسنامه، آگهی تأسیس و صورت‌جلسه‌ها را در اسناد نگه دار، تا هر وقت درباره‌ی حق امضا یا حد نصاب سؤالی داشتی، جواب از روی سند خودت بیاید.

۴. تاریخ‌های انقضا را تعهد کن: مجمع سالانه، انتخاب بازرس و تمدید هیئت‌مدیره، هر کدام با سررسید خودش.

یک مرز روشن: ریبین برای تنظیم اساسنامه، صورت‌جلسه، قرارداد بنیان‌گذاران یا هر سند ثبتی مرجع نیست. برای این‌ها با وکیل یا کارشناس ثبت شرکت‌ها کار کن.